关于做好2018年度档案材料立卷归档工作的通知

 

各单位、各部门：  

根据学校2019年档案工作安排，现对2018年度形成的档案材料进行归档。各单位、各部门要严格按照《山东艺术学院档案管理办法》、《山东艺术学院重大活动档案管理办法（试行）》等有关规定的要求，全面收集、规范整理本单位、本部门形成的各类档案材料，确保归档材料的齐全、完整，应归尽归。现将归档工作的相关事宜通知如下：

一、归档范围

2018年度学校在教学、科研、艺术实践与创作、党政管理等各项工作、活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

各单位、各部门的具体归档范围详见《2018年度归档计划书》。

二、归档要求

1、各单位、各部门档案工作负责人为2018年度档案材料归档工作的第一责任人，兼职档案员具体负责对归档材料的立卷、归档工作。

2、2018年度档案材料立卷归档工作继续实行网上归档。各单位、各部门兼职档案员在对档案材料进行分类、组卷、文件排列、编制页码后，登陆“山东艺术学院档案网络管理系统平台”，录入案卷和文件等相关内容。

3、对各类归档材料，实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档,需同时移交纸质文件与电子版。其中，学校印发的正式文件，需移交底稿1份、印稿2份。

4、声像档案（包括照片、录音、录像）立卷按“事件”分类。立卷需附文字说明，简要概括档案涉及的人物、时间、地点、事由、摄影者等,并填写声像档案目录表格。其中，电子照片档案需注明大小（GB），录音、录像档案需注明播放时间（小时数）。

5、实物档案移交需注明来源、产生时间、所有者等，并填写实物档案目录表格。

6、档案材料移交归档时一同交接《2018年度归档计划书》和卷内文件目录（均1式2份），待双方检查、验收、合格后，签字移交。对不符合归档要求的，重新整理后再办理移交手续。

三、归档时间

2018年度档案材料的立卷归档工作完成时间为2019年5月31日。归档工作结束后，学校档案管理部门将对各单位、各部门的归档情况进行综合统计。

请各单位、各部门接此通知后，认真按照要求做好2018年度的档案材料立卷归档工作，按时向档案室移交。如有问题，请随时与档案室联系，档案室提供业务咨询和技术指导。联系人与联系方式：王颖 86522210（长清）；林芳 86423601，86423671（文东）。

 

                                           

 

 院办

                                     2019年3月27日