关于做好2017年度档案材料立卷归档的通知

 

各单位、各部门：   

根据学校2018年档案工作安排，现对2017年度档案材料进行立卷归档。各单位、各部门兼职档案员要严格按照《山东艺术学院档案归档范围和保管期限表》的要求，并以《2017年度归档计划书》为依据，全面收集、规范整理本单位、本部门的档案，确保归档文件材料内容完整，合格有效，保质保量按时完成档案移交任务。现对相关事宜通知如下：

一、归档范围

1、2017年度学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

2、2017年完成结项的科研项目档案。

3、2017年完成验收、审计工作的设备档案。

4、2017年由学校和各单位、各部门承办的重大活动档案。

5、各单位、各部门在2017年度工作中形成的具有重要意义和保存价值的档案材料。

二、归档要求

1、各单位、各部门档案工作负责人为2017年度档案材料立卷归档的第一责任人，兼职档案员负责对归档材料的立卷、归档工作。

2、档案立卷要求请按照《部门立卷工作流程》，进行分类、组卷、文件排列、编制页码、填写案卷标题、卷内目录、备考表，然后与档案室进行交接。

3、立卷归档情况说明和卷内目录（均1式2份），由本部门档案负责人、移交人签字，加盖本部门公章，1份随档案移交档案室，1份由本部门保管。

4、对各类文件材料，实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档,需同时移交纸质文件与电子版。其中，学院形成的红头文件，需移交底稿1份、印稿2份。

5、声像档案（包括照片、录音、录像）立卷按“事件”分类。立卷需附文字说明，简要概括档案涉及的人物、时间、地点、事由、摄影者等,并填写声像档案目录表格。其中，电子照片档案需注明大小（GB），录音、录像档案需注明播放时间（小时数）。

6、实物档案移交需注明来源、产生时间、所有者等，并填写实物档案目录表格。

三、归档时间

2017年度档案材料的立卷归档工作完成时间为2018年6月30日。归档工作结束后，学校将适时组织召开档案管理工作会议，对各单位、各部门的归档情况进行通报。

请各单位、各部门接此通知后，认真按照要求做好2017年度的档案材料立卷归档工作，按时向档案室移交。如有问题，请与档案机要科联系。联系人与联系方式：王颖 86522210（长清）；林芳 86423601，86423671（文东）。

 

 

 

 

           党办  院办

     2018年4月27日