根据我校档案管理工作的要求，现对2015年度档案材料进行立卷归档，相关事宜通知如下：
1、2015年度学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。
2、上级来文的办理情况，由主办或牵头单位整理反映办理情况的所有材料。
3、2015年立项的各项工作，在12月31日前已完成结项的，此次予以归档，未完成结项的工作纳入2016年度归档。
5、各单位、各部门在2015年度工作中形成的具有重要意义和保存价值的档案材料。
1、各单位、各部门档案工作负责人为2015年度档案材料立卷归档的第一责任人，兼职档案员负责对归档材料的立卷、归档工作。
2、档案立卷要求请按照《部门立卷工作流程》，进行分类、组卷、文件排列、编制页码、填写案卷标题、卷内目录、备考表，然后与档案室进行交接。
3、立卷归档情况说明和卷内目录（均1式2份），由本部门档案负责人、移交人签字，加盖本部门公章，1份随档案移交档案室，1份由本部门保管。
4、对各类文件材料，实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档,需同时移交纸质文件与电子版。其中，学院形成的红头文件，需移交底稿1份、印稿2份。
5、声像档案（包括照片、录音、录像）立卷按“事件”分类。立卷需附文字说明，简要概括档案涉及的人物、时间、地点、事由、摄影者等,并填写声像档案目录表格。其中，电子照片档案需注明大小（GB）,录音、录像档案需注明播放时间（小时数）。
6、实物档案移交需注明来源、产生时间、所有者等，并填写实物档案目录表格。
2015年度档案材料的立卷归档工作继续使用“南大之星”档案管理系统（网络版）进行管理。各单位、各部门以用户名、密码登陆后进行档案信息的录入，并打印形成卷内文件目录。请各单位、各部门认真做好此次档案材料的立卷归档工作，按时向档案室移交（具体归档时间见附件7）。
如有问题，请与档案机要科联系。联系人与联系方式：王颖 86522210（长清）；林芳 86423601，86423671（文东）。
