档案材料归档制度

为了加强对档案的管理和收集、有效地保护和利用档案，更好地为学院的教学、科研和党政管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高校档案管理办法》，特制订本制度。

一、归档范围

凡记述反映本院职能活动、具有保存和重要查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录材料，均列入归档范围（详见《山东艺术学院档案实体分类方案》中各类档案归档范围和保管期限表）。

二、归档要求

1、各部门要把立卷归档工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都要有完整、准确、系统的文件材料归档保存。各部门的专、兼职档案员，负责本部门形成的各种档案材料的收集、保管、整理、预立卷和归档工作。

2、凡归档的材料都必须用钢笔或毛笔书写规范，字迹清晰，严禁用铅笔、彩笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写，对不符合要求的一律返工重制，以利于档案的长期保存。

3、各部门形成的专业或专题材料由各部门档案员根据归档范围和要求整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交党办、院办机要档案科检查后移交，由档案科统一编号，统一管理。

4、机关党务行政管理档案，由各部门兼职档案员按上级业务部门要求整理好，于次年三月份以前，移交党办、院办机要档案科。

5、教学档案，由教务处按学年将形成的教学文件材料分门别类整理好，交档案科检查后，移交党办、院办机要档案科。

6、科研档案，由科研处或科研课题组将每学年和每个科研课题（项目）形成的科研文件材料、课题完成或某部分结束的材料整理好，移交党办、院办机要档案科。

7、基建档案，由基建办公室于工程竣工、鉴定验收后，按基建档案要求和规定整理好，移交党办、院办机要档案科。

8、仪器设备档案，由设备处将引进的贵重仪器设备（五千元至一万元以上）的全套随机技术文件，以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料，按要求整理好，于每年年底，移交党办、院办机要档案科。

9、出版类档案，由学报编辑部和院刊编辑部，分别将每年出版的《齐鲁艺苑》和《山东艺苑报》，按归档要求整理好（包括印稿和底稿），于每年年底，移交党办、院办机要档案科。

10、外事档案，由外事处、教务、科研等部门，将学院党政外事活动和教学、科研活动中形成的外事文件材料，分别整理好，于次年三月份以前移交党办、院办机要档案科。

11、财会档案，由财务处按会计档案规定和要求整理好，存放3—5年后，移交党办、院办机要档案科。

12、声像档案：（1）照片档案，由摄影者或所在部门按照片归档要求整理好，写好文字说明，与底片一同移交档案科；（2）录音、录像档案，由现代技术教育部电教中心整理、保管。

13、实物档案，由各部门将上级颁发给本院的奖状、奖杯、锦旗或上级领导为本院的题词、字画等物品，定期移交党办、院办机要档案科。

14、人物档案，主要包括我院或在我院工作过的国内外知名人士在教学、科研、党政管理和社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、声像等不同载体的材料。由个人整理后，向党办、院办机要档案科移交。