为规范学校会议的组织管理，提高会议质量和效率，切实精简会议、改进会风，根据上级有关政策精神，结合学校实际，制定本办法。

第一条  本办法适用于以学校名义举办和承办的全校性会议。主要包括各类代表会议、年度性会议、专项工作会议、纪念（庆祝、表彰）性会议、学术会议、接待会议等。

第二条  举办各类会议应遵循以下原则：

（一）高效。召开会议要主题鲜明、调研充分、内容充实，有明确、务实的预期效果，倡导开短会、讲短话。

（二）精简。在保证实效基础上，精简会议数量、压缩会议时间、减少会议人员。时间相近、参会人员相同或交叉的多个会议应合并或套开。能以文件或利用现代通讯工具部署工作的，不再召开会议。

（三）节约。严格会议预算管理，严禁列支与会议无关的任何费用，严禁套取会议资金。会场不摆放花草、不提供水果，一般不制作专门背景板。精简会议材料，除全校性大会外，其他会议一般不印发领导讲话、不发材料袋。

（四）规范。强化会议计划，凡需校领导出席的会议，主办单位应提前向党委办公室、学院办公室申请列入学校工作计划。未列入周工作计划的，原则上不予安排。专门会议按照“谁分管、谁出席”的原则确定出席领导和与会人员。

（五）务实。会议结束后，会议主办部门要狠抓会议精神的落实，必要时列入学校督查督办事项。

第三条  党委办公室、学院办公室是学校会议的归口管理部门，负责会议活动的统筹协调。

学校组织的全校性会议或重大活动、全校中层正职会议、全校中层干部会议，由承办单位报请分管校领导同意、主要领导审批后方可召开。领导批复同意后，承办单位要及时到办公室备案。

确因特殊情况，由校领导主持召开的全校性临时会议（如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等），由承办单位请示分管校领导同意后召开，并事前向学校党政主要领导报告。

第四条  各种代表大会、年度工作会议等全校性会议，根据会议性质和部门工作职责，主管部门为会议的主办部门，负责牵头做好会议筹备工作；根据会议需要，相关职能部门为会议的协办部门，负责协助做好会议筹备工作。

（一）主办部门负责做好会议筹备的组织协调、文字材料起草、会场布置、座次安排等工作，落实会议召开时间、地点和参会范围，提前邀请与会领导和嘉宾，及时通知参会人员。

（二）协办部门的工作主要有：

1.党委办公室、学院办公室协助做好会议议程的审定、校领导讲话稿的审核、主席台就坐人员名单及座次安排、校领导出席会议协调安排等。

2.宣传部负责做好会议的新闻报道工作，协助主办部门做好会场及周边的氛围营造。

3.信息中心负责会场网络、电话等信号保障工作。

4.保卫处负责做好会场内外的安全保卫工作。

5.后勤管理处负责做好会议用电、空调设施等保障工作。

6.会议室管理部门做好会场话筒、音响等设施的保障工作。

第五条  学校召开的重要会议、重大活动，举办承办的全国、全省非学术型会议或有上级领导出席的重要会议，由党委办公室、学院办公室负责牵头组织协调，主管部门和相关单位协助配合。

第六条  专项工作会议、纪念（庆祝、表彰）性会议、学术会议、接待会议等，根据会议的性质和部门工作职责，主管部门为具体主办部门，全面负责做好会议筹备工作。

第七条  会议组织部门（单位）应安排专人做好会议记录，必要时要整理形成会议纪要。全校性重要会议、各类代表会议、高规格的学术性会议、接待上级领导和重要专家的座谈会等，主办单位要视需要安排专人，形成文字、音频、影像等会议资料，并及时将全套会议材料整理后送学校档案科归档。

第八条  各类会议组织单位要精心组织，压实责任，强化时限要求，切实加强对会议通知收发、参会人员、会场组织、会议室设施等环节的管理，制定安保预案，落实好疫情防控措施。

第九条  严格会议纪律。各参会单位要严格按照会议确定的人员范围、报名时限等报送参会人员名单。要求部门、单位主要负责同志参加的会议，不得先报名然后委托其他人员参加。确因公务活动或其他特殊情况不能参加会议的，须向会议召集人或会议组织单位负责人请假，经批准后再安排其他领导代为参会，不得擅自安排一般工作人员替会。会议组织单位负责会议考勤和会场纪律的落实。

第十条  参会人员一般应至少提前10分钟到会签到，按照指定区域就座。会议期间，保持良好的精神状态，集中精力开好会议。要自觉维护会场秩序，关闭通讯工具或调至静音状态，不得在会场随意走动或长时间滞留会场外，不做与会议无关的事情。

第十一条  参会人员对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项、会议的不同意见等须严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。要妥善保管会议文件材料，要求收回的会议文件、资料应如数交回。

第十二条  各单位、各部门举办的工作会议可参照本办法执行。

第十三条  本办法自公布之日起实施，由党委办公室、学院办公室负责解释。