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关于做好2018年度档案材料立卷归档工作的通知
2019-03-28 15:22   审核人:

 

关于做好2018年度档案材料立卷归档工作的通知

 

各单位、各部门:  

根据学校2019年档案工作安排,现对2018年度形成的档案材料进行归档。各单位、各部门要严格按照《山东艺术学院档案管理办法》、《山东艺术学院重大活动档案管理办法(试行)》等有关规定的要求,全面收集、规范整理本单位、本部门形成的各类档案材料,确保归档材料的齐全、完整,应归尽归。现将归档工作的相关事宜通知如下:

一、归档范围

2018年度学校在教学、科研、艺术实践与创作、党政管理等各项工作、活动中直接形成的,对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

各单位、各部门的具体归档范围详见《2018年度归档计划书》。

二、归档要求

1、各单位、各部门档案工作负责人为2018年度档案材料归档工作的第一责任人,兼职档案员具体负责对归档材料的立卷、归档工作。

2、2018年度档案材料立卷归档工作继续实行网上归档。各单位、各部门兼职档案员在对档案材料进行分类、组卷、文件排列、编制页码后,登陆“山东艺术学院档案网络管理系统平台”,录入案卷和文件等相关内容。

3、对各类归档材料,实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档,需同时移交纸质文件与电子版。其中,学校印发的正式文件,需移交底稿1份、印稿2份。

4、声像档案(包括照片、录音、录像)立卷按“事件”分类。立卷需附文字说明,简要概括档案涉及的人物、时间、地点、事由、摄影者等,并填写声像档案目录表格。其中,电子照片档案需注明大小(GB),录音、录像档案需注明播放时间(小时数)。

5、实物档案移交需注明来源、产生时间、所有者等,并填写实物档案目录表格。

6、档案材料移交归档时一同交接《2018年度归档计划书》和卷内文件目录(均1式2份),待双方检查、验收、合格后,签字移交。对不符合归档要求的,重新整理后再办理移交手续。

三、归档时间

2018年度档案材料的立卷归档工作完成时间为2019年5月31日。归档工作结束后,学校档案管理部门将对各单位、各部门的归档情况进行综合统计。

请各单位、各部门接此通知后,认真按照要求做好2018年度的档案材料立卷归档工作,按时向档案室移交。如有问题,请随时与档案室联系,档案室提供业务咨询和技术指导。联系人与联系方式:王颖 86522210(长清);林芳 86423601,86423671(文东)。

 

                                           

 

 院办

                                     2019年3月27日

附件【关于做好2018年度档案材料立卷归档工作的通知.docx已下载
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