设为首页  |  加入收藏
院办
 首页 | 机构设置 | 规章制度 | 岗位设置 | 档案保密 | 校友校史 | 信息公开 
现在是:
相关文章
读取内容中,请等待...
站内检索  
 
当前位置: 首页>>通知公告>>正文
 
关于做好2016年度档案材料立卷归档的通知
2017-04-06 11:05   审核人:

 

关于做好2016年度档案材料立卷归档的通知

 

各单位、各部门:

为进一步做好学校的档案管理工作,档案室于近期完善了党办院办网页的“档案保密”和“信息服务”专栏内容,上传了相关档案管理文件和工作表格,各单位、各部门在进行归档工作时可上网查询相关规定和下载工作表格。同时,山艺档案工作群(群号:626207432)已创建,请各单位、各部门兼职档案员及时申请加入该群,加群后请将自己的群名片更改为“单位名称—姓名”模式,以便更好地接受档案指导和服务。

2016年度档案材料立卷归档工作即将开始,根据我校档案管理工作的要求,现对相关事宜通知如下:

一、归档范围

12016年度学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的,对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

22016年完成结项的科研项目档案。

32016年完成验收、审计工作的引进设备档案。

42016年由学校和各单位、各部门承办的重大活动档案。

5、各单位、各部门在2016年度工作中形成的具有重要意义和保存价值的档案材料。

二、归档要求

1、各单位、各部门档案工作负责人为2016年度档案材料立卷归档的第一责任人,兼职档案员负责对归档材料的立卷、归档工作。

2、档案立卷要求请按照《部门立卷工作流程》,进行分类、组卷、文件排列、编制页码、填写案卷标题、卷内目录、备考表,然后与档案室进行交接。

3、立卷归档情况说明和卷内目录(均12份),由本部门档案负责人、移交人签字,加盖本部门公章,1份随档案移交档案室,1份由本部门保管。

4、对各类文件材料,实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档,需同时移交纸质文件与电子版。其中,学院形成的红头文件,需移交底稿1份、印稿2份。

5、声像档案(包括照片、录音、录像)立卷按“事件”分类。立卷需附文字说明,简要概括档案涉及的人物、时间、地点、事由、摄影者等,并填写声像档案目录表格。其中,电子照片档案需注明大小(GB),录音、录像档案需注明播放时间(小时数)。

6、实物档案移交需注明来源、产生时间、所有者等,并填写实物档案目录表格。

三、归档时间

2016年度档案材料的立卷归档工作完成时间为2017630日。归档工作结束后,将召开学校档案管理工作会议,对各单位、各部门的归档情况进行通报。

请各单位、各部门接此通知后,认真按照要求做好2016年度的档案材料立卷归档工作,按时向档案室移交。如有问题,请与档案机要科联系。联系人与联系方式:王颖 86522210(长清);林芳 8642360186423671(文东)。

 

 

 

 

                                                                                     党办  院办

                                                                       2017330

 

关闭窗口

关于我们 | 反馈留言 | 帮助信息

copyright©2006.山东艺术学院党委办公室 院长办公室