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关于做好2015年度档案材料立卷归档的通知
2016-04-11 09:29 admin  审核人:

关于做好2015年度档案材料立卷归档的通知

各单位、各部门:

根据我校档案管理工作的要求,现对2015年度档案材料进行立卷归档,相关事宜通知如下:

一、归档范围

1、2015年度学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的,对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

2、上级来文的办理情况,由主办或牵头单位整理反映办理情况的所有材料。

3、2015年立项的各项工作,在12月31日前已完成结项的,此次予以归档,未完成结项的工作纳入2016年度归档。

4、2012年度财会档案。

5、各单位、各部门在2015年度工作中形成的具有重要意义和保存价值的档案材料。

二、归档要求

1、各单位、各部门档案工作负责人为2015年度档案材料立卷归档的第一责任人,兼职档案员负责对归档材料的立卷、归档工作。

2、档案立卷要求请按照《部门立卷工作流程》,进行分类、组卷、文件排列、编制页码、填写案卷标题、卷内目录、备考表,然后与档案室进行交接。

3、立卷归档情况说明和卷内目录(均1式2份),由本部门档案负责人、移交人签字,加盖本部门公章,1份随档案移交档案室,1份由本部门保管。

4、对各类文件材料,实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档,需同时移交纸质文件与电子版。其中,学院形成的红头文件,需移交底稿1份、印稿2份。

5、声像档案(包括照片、录音、录像)立卷按“事件”分类。立卷需附文字说明,简要概括档案涉及的人物、时间、地点、事由、摄影者等,并填写声像档案目录表格。其中,电子照片档案需注明大小(GB),录音、录像档案需注明播放时间(小时数)。

6、实物档案移交需注明来源、产生时间、所有者等,并填写实物档案目录表格。

三、归档时间

2015年度档案材料的立卷归档工作继续使用“南大之星”档案管理系统(网络版)进行管理。各单位、各部门以用户名、密码登陆后进行档案信息的录入,并打印形成卷内文件目录。请各单位、各部门认真做好此次档案材料的立卷归档工作,按时向档案室移交(具体归档时间见附件7)。

如有问题,请与档案机要科联系。联系人与联系方式:王颖 86522210(长清);林芳 86423601,86423671(文东)。

附件1:山东艺术学院档案归档范围和保管期限表

附件2:部门立卷工作流程

附件3:借阅守则

附件4:卷内备考表

附件5:声像档案目录

附件6: 实物档案目录

附件7:立卷归档情况说明

附件8:各单位、各部门归档时间

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2016年3月30日

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